Data Retention and Deletion Policy
Last updated: 16 September 2026 · Legal operator: FANTASY FLOWERS TRADING
إطار HITCH القانوني وسياسات العملاء HITCH-LGL-009 سياسة الاحتفاظ بالبيانات وحذفها رقم الإصدار: 0.3.0 التصنيف: سياسة خصوصية وحوكمة بيانات موجهة للعملاء مالك الوثيقة: السلطة التنفيذية لـ HITCH المشغل: الورد الخيالي للتجارة السجل التجاري: 1454468 طبيعة النشاط: خدمات الدعم في مجال تقنية المعلومات والبرمجة الحاسوبية توضيح طبيعة النشاط: HITCH شركة برمجية وليست شركة تداول أو وساطة مالية، ولا تدير أموال العملاء ولا تنفذ صفقات نيابة عنهم. 1. الغرض من السياسة تنظم هذه السياسة كيفية تحديد مدد الاحتفاظ بالبيانات داخل HITCH، ومتى يجب حذفها أو إخفاء هويتها أو أرشفتها أو تقييد استخدامها، وكيفية التعامل مع طلبات الحذف والاستثناءات القانونية والتشغيلية. وتهدف إلى منع الاحتفاظ المفتوح أو غير المبرر بالبيانات. ويجب محو البيانات الشخصية فور انتهاء الغرض من معالجتها، ولا يستمر الاحتفاظ بعد انتهاء الغرض إلا عند وجود نزاع قائم مع صاحب البيانات أو تنفيذ التزام قانوني مفروض بموجب قانون أو حكم أو أمر أو قرار من المحكمة، مع مراعاة مدد حفظ مستندات عمليات المعالجة التي تحددها اللائحة. 2. نطاق التطبيق تطبق هذه السياسة على البيانات التي تعالجها HITCH عبر المواقع والتطبيقات والمنتجات والخدمات الرقمية وأنظمة الدعم والدفع والتحليلات والأمن والذكاء الاصطناعي، وعلى النسخ النشطة والنسخ الاحتياطية والسجلات التقنية بالقدر الذي ينطبق عليها. 3. العلاقة مع سياسة الخصوصية تقرأ هذه الوثيقة مع HITCH-LGL-002 — سياسة الخصوصية وحماية البيانات الشخصية. وعند وجود مسألة تتعلق بأساس معالجة البيانات أو حقوق صاحب البيانات، تكون سياسة الخصوصية المرجع الرئيسي مع تطبيق هذه السياسة على مدة الاحتفاظ والحذف. 4. المبدأ العام لا تحتفظ HITCH بالبيانات إلى أجل غير محدد لمجرد إمكانية الاحتفاظ بها تقنياً. ويجب ربط كل فئة بيانات بغرض معالجة محدد ومدة أو معيار احتفاظ مناسبين. وعند انتهاء الغرض يجب محو البيانات الشخصية فوراً، ما لم يوجد نزاع قائم مع صاحب البيانات أو التزام قانوني يوجب استمرار الاحتفاظ بها. 5. الحد الأدنى من البيانات يبدأ الاحتفاظ الصحيح من تقليل الجمع نفسه. فكلما أمكن تحقيق الغرض دون جمع بيانات إضافية أو دون الاحتفاظ بها مدة طويلة، ينبغي اختيار البديل الأقل تدخلاً في الخصوصية. 6. دورة حياة البيانات تدار البيانات وفق دورة تشمل، بحسب الحالة: الجمع، والتصنيف، والتخزين، والاستخدام، والمشاركة، والاحتفاظ، والأرشفة عند الحاجة، ثم الحذف أو إزالة الهوية. ولا يجوز اعتبار التخزين مرحلة نهائية دائمة بلا مراجعة. 7. عدم وجود مدة واحدة لجميع البيانات تختلف مدة الاحتفاظ بحسب نوع البيانات والغرض الفعلي من معالجتها، على ألا يستمر الاحتفاظ بعد انتهاء الغرض إلا في حالتي النزاع القائم أو الالتزام القانوني الموجب للاحتفاظ، وفق القانون. ولا تعتمد HITCH مدة موحدة لجميع الفئات إذا كان ذلك يؤدي إلى احتفاظ أطول من اللازم أو حذف سابق لأوانه. 8. جدول الاحتفاظ يجب أن تحتفظ HITCH بسجل أو جدول داخلي يحدد لكل فئة رئيسية من البيانات: الغرض، والمالك المسؤول، ومكان التخزين، والمدة أو معيار الحذف، والاستثناءات، وآلية الإتلاف أو إزالة الهوية. 9. بيانات الحساب قد تحتفظ HITCH ببيانات الحساب الأساسية طوال مدة بقاء الحساب نشطاً وبالقدر اللازم لتقديم الخدمة وحماية الحساب. وعند إغلاق الحساب، تراجع أغراض المعالجة القائمة لكل فئة بيانات، وتمحى البيانات التي انتهى غرضها فوراً، ولا يستمر الاحتفاظ بعدها إلا لنزاع قائم أو التزام قانوني يوجب ذلك. 10. بيانات الهوية والاتصال تحتفظ HITCH بالاسم ووسائل الاتصال والبيانات التعريفية بقدر ما يلزم لإدارة الحساب أو العقد أو الدعم أو الالتزام القانوني. ولا ينبغي إبقاء بيانات تعريف غير لازمة بعد انتفاء غرضها لمجرد ارتباطها التاريخي بالحساب. 11. بيانات المصادقة والأمن قد تحتفظ HITCH بسجلات مرتبطة بتسجيل الدخول والجلسات والأجهزة ومحاولات الوصول والأحداث الأمنية للمدة اللازمة لحماية الحساب والتحقيق في الإساءة والاحتيال والهجمات. ويجب تقليل التفاصيل التي لا تحتاجها أغراض الأمن الفعلية. 12. كلمات المرور والأسرار لا تعد كلمات المرور أو المفاتيح أو الأسرار المكشوفة بيانات يفترض الاحتفاظ بها كسجل تاريخي. ويجب أن تعالج بيانات الاعتماد وفق أساليب أمنية مناسبة وألا تخزن بصورة مكشوفة لمجرد سهولة الرجوع إليها. 13. سجلات الدفع والفوترة قد تحتفظ HITCH بسجلات المعاملات والفواتير والإيصالات والمبالغ والعملات وحالات الدفع ومراجع العمليات بالقدر اللازم للمحاسبة، والمطابقة، والاستردادات، والنزاعات، والالتزامات القانونية والضريبية. 14. بيانات البطاقة الكاملة ما لم يوجد أساس قانوني وتقني صريح، لا تهدف HITCH إلى الاحتفاظ ببيانات البطاقة المصرفية الكاملة داخل أنظمتها، وتعتمد على مزودي الدفع المخولين لمعالجة هذه البيانات الحساسة. 15. أدلة القبول والتعاقد يجوز الاحتفاظ بسجل قبول المستخدم للشروط والسياسات أو إصدار الوثيقة أو وقت القبول أو وسيلة القبول، بقدر ما يلزم لإثبات العلاقة التعاقدية وحل النزاعات. 16. بيانات الاشتراك والاستحقاق يجوز الاحتفاظ بسجلات الخطط والتفعيل والتجديد والانتهاء والتعليق والترقية والتخفيض والمنتجات المملوكة أو المرخصة بقدر الحاجة لإدارة الاستحقاقات وإثبات التسليم. 17. سجلات الاسترداد والنزاعات يجوز الاحتفاظ بالطلبات والأدلة والقرارات والمراسلات المرتبطة بالإلغاء أو الاسترداد أو الاعتراضات المصرفية للمدة اللازمة لمعالجة النزاع والدفاع عن المعاملة والامتثال للالتزامات المطبقة. 18. بيانات الدعم تحتفظ HITCH بمحادثات وتذاكر الدعم والمرفقات فقط طوال المدة اللازمة لغرض الدعم الفعلي. وعند انتهاء الغرض تمحى البيانات الشخصية الواردة فيها، ما لم يوجد نزاع قائم أو التزام قانوني يوجب استمرار الاحتفاظ. ولا ينبغي الاحتفاظ بمرفقات أو معلومات حساسة بعد زوال الحاجة إليها إذا أمكن حذفها دون الإضرار بحق مشروع. 19. بيانات الاستخدام قد تحتفظ HITCH بسجلات استخدام محدودة تتعلق بالخصائص والجلسات والوظائف والمنتجات لأغراض التشغيل والأمان والدعم والتحسين. ويجب أن تكون مدة الاحتفاظ متناسبة مع الغرض وألا تتحول سجلات الاستخدام إلى أرشيف مفتوح بلا حاجة. 20. السجلات التقنية تشمل السجلات التقنية، بحسب النظام، الأخطاء، وأزمنة الاستجابة، ومعرفات الطلب، وحالة الخدمة، وأحداث الأعطال. وتحتفظ بها HITCH بقدر ما يلزم للتشخيص والأمن والاعتمادية ثم تحذف أو تختصر وفق الجدول المعتمد. 21. سجلات الأمن والاحتيال يجوز الاحتفاظ بسجلات الحوادث الأمنية طوال مدة الغرض الأمني والتحقيق القائم بصورة مشروعة. وعند انتهاء هذا الغرض تمحى البيانات الشخصية، ما لم يتحول الأمر إلى نزاع قائم أو يوجد التزام قانوني يوجب الاحتفاظ. 22. بيانات التحليلات تسعى HITCH إلى تقليل البيانات التحليلية وربطها بمؤشرات مجمعة أو محدودة الهوية كلما أمكن. ويجوز الاحتفاظ بالنتائج المجمعة لمدة أطول إذا لم تعد تسمح بالتعرف المعقول على شخص محدد. 23. ملفات الارتباط والتخزين المحلي تخضع مدد ملفات الارتباط والتخزين المحلي ومعرّفات الأجهزة إلى HITCH-LGL-006 — سياسة ملفات الارتباط والتقنيات المشابهة، مع مراعاة مبدأ عدم الاحتفاظ أكثر مما يلزم. 24. بيانات التسويق إذا استخدمت HITCH بيانات لأغراض تسويقية مشروعة، فلا ينبغي الاحتفاظ بقوائم أو تفضيلات تسويقية غير لازمة بعد سحب الموافقة أو انتهاء الأساس، مع إمكانية الاحتفاظ بقائمة حظر محدودة لإثبات عدم إعادة الإرسال إلى من انسحب. 25. سجلات الموافقة يجوز الاحتفاظ بسجلات الموافقات وسحبها وتاريخها وإصدار النص المرتبط بها للمدة اللازمة لإثبات الامتثال واحترام تفضيلات المستخدم. 26. بيانات الذكاء الاصطناعي تخضع المدخلات والمخرجات والسياقات والبيانات المرتبطة بالخصائص الذكية إلى HITCH-LGL-008 — سياسة وإفصاح الذكاء الاصطناعي والأنظمة الآلية وإلى هذه السياسة. ولا يعني استخدام الذكاء الاصطناعي أن جميع المحادثات أو المخرجات تحفظ دائماً. 27. عدم الاحتفاظ التلقائي بكل تفاعل ذكي لا ينبغي حفظ كل طلب أو مخرج أو سياق بصورة دائمة لمجرد أنه مر عبر نموذج ذكي. ويجب تحديد ما إذا كان الاحتفاظ ضرورياً للتشغيل أو الأمان أو الجودة أو التزام قانوني قبل تحويل التفاعل إلى سجل طويل الأجل. 28. الذاكرة المستمرة إذا استخدمت خاصية ذاكرة مستمرة، فيجب أن يكون الاحتفاظ بالذاكرة محدوداً بالغرض، وقابلاً للمراجعة والحذف حيثما كان ذلك مناسباً، وألا يتحول كل محتوى إلى ذاكرة دائمة بصورة تلقائية وغير منضبطة. 29. الاستنتاجات الآلية الاستنتاجات التي يولدها النظام عن المستخدم لا تعامل كحقائق دائمة تلقائياً، ويجب حذفها أو تحديثها أو تقييدها إذا فقدت دقتها أو لم تعد لازمة للغرض. 30. التفكير الداخلي للنماذج لا تلتزم HITCH بتخزين أو تقديم مسارات التفكير الداخلي أو الاستدلال التفصيلي للنماذج كسجل تشغيلي للمستخدم. ويجوز الاحتفاظ فقط بالقدر من النتائج أو التفسيرات أو السجلات الفنية اللازمة للغرض المشروع. 31. المحتوى الذي ينشئه المستخدم إذا أتاحت HITCH رفع أو إنشاء أو حفظ محتوى للمستخدم، فتحدد مدة الاحتفاظ بحسب طبيعة الخاصية واختيار المستخدم وشروط المنتج. ويظل المستخدم مسؤولاً عن الاحتفاظ بنسخة خاصة منه عندما تكون الخدمة غير مصممة كأرشيف دائم. 32. المحتوى المحذوف من المستخدم حذف المستخدم لمحتوى من الواجهة لا يعني بالضرورة اختفاء جميع نسخه في اللحظة نفسها من كل نسخة احتياطية أو سجل أمني. ويجب أن تدخل النسخ المتبقية في دورة حذف أو انتهاء صلاحية مناسبة ما لم يوجد سبب مشروع للاحتفاظ. 33. النسخ الاحتياطية قد تبقى البيانات المحذوفة في نسخ احتياطية معزولة لفترة محدودة إلى أن يتم تدويرها أو استبدالها وفق سياسة النسخ الاحتياطي. ولا ينبغي استعادة البيانات المحذوفة إلى الخدمة النشطة إلا إذا كان ذلك ضرورياً للاستعادة الفنية وبما يعيد تطبيق حالة الحذف بعد الاستعادة. 34. عدم استخدام النسخ الاحتياطية كأرشيف خفي لا يجوز استخدام النسخ الاحتياطية كوسيلة للتحايل على قرارات الحذف أو الاحتفاظ إلى أجل غير محدد ببيانات يفترض أن تنتهي دورتها. 35. الحذف من الأنظمة النشطة عندما يصبح الحذف مستحقاً، يجب إزالة البيانات من الأنظمة التشغيلية النشطة أو جعلها غير قابلة للوصول العادي، بحسب البنية التقنية وطبيعة السجل. 36. الإتلاف الآمن يجب تنفيذ الحذف بطريقة تتناسب مع حساسية البيانات وطريقة التخزين، بما يمنع استعادتها بصورة غير مشروعة قدر الإمكان ضمن الإمكانات التقنية المعقولة. 37. إزالة الهوية يجوز بدلاً من الحذف في بعض الحالات تحويل البيانات إلى بيانات مجهولة أو مجمعة بصورة لا تسمح بالتعرف المعقول على الفرد، إذا كان ذلك مناسباً للغرض والقانون. 38. عدم إعادة تحديد الهوية لا يجوز التعامل مع بيانات أعلنت HITCH أنها مجهولة على أنها كذلك إذا كانت تحتفظ عملياً بمفتاح أو مسار سهل يعيد ربطها بالفرد دون ضوابط مناسبة. 39. إغلاق الحساب إغلاق الحساب يؤدي إلى مراجعة فورية لأغراض المعالجة القائمة، ومحو كل بيانات شخصية انتهى غرض معالجتها وفق القانون. ولا يستمر الاحتفاظ بعد انتهاء الغرض إلا إذا كان هناك نزاع قائم مع صاحب البيانات أو التزام قانوني يوجب الحفظ، ويجب حذف البيانات عند انتهاء سبب الاستثناء. 40. الحسابات غير النشطة يجوز لـ HITCH اعتماد قواعد لمراجعة الحسابات غير النشطة لفترات طويلة، وإرسال إشعار مناسب قبل حذف بيانات أو إغلاق حساب عندما يكون ذلك مطلوباً أو مناسباً. 41. الحذف بناء على طلب المستخدم يجوز لصاحب البيانات طلب حذف بياناته وفق سياسة الخصوصية والقانون المطبق. وتتحقق HITCH من هوية مقدم الطلب وصلاحية الطلب قبل حذف بيانات قد يترتب على حذفها أثر تعاقدي أو أمني أو قانوني. 42. التحقق من الهوية قبل الحذف يجوز طلب معلومات معقولة للتحقق من أن طالب الحذف هو صاحب الحساب أو الشخص المخول، وذلك لتجنب حذف بيانات بسبب طلب احتيالي أو منتحل. 43. حدود حق الحذف مع مراعاة حق صاحب البيانات في طلب المحو وفق القانون، لا يستمر الاحتفاظ بعد انتهاء غرض المعالجة إلا عند وجود نزاع قائم بين HITCH وصاحب البيانات أو عند تنفيذ التزام قانوني يوجب الاحتفاظ بموجب قانون أو حكم أو أمر أو قرار من المحكمة. وتطبق أي استثناءات أخرى فقط إذا نص عليها القانون صراحة. 44. التقييد بدلاً من الحذف إذا تعذر الحذف مؤقتاً لسبب مشروع، يجوز تقييد الوصول إلى البيانات واستخدامها بحيث لا تستخدم لأغراض جديدة لا علاقة لها بسبب الاحتفاظ. 45. الحجز القانوني إذا كانت البيانات مرتبطة بنزاع قائم مع صاحب البيانات أو كان الاحتفاظ بها مفروضاً بموجب قانون أو حكم أو أمر أو قرار من المحكمة، يجوز تعليق الحذف للقدر والمدة اللازمين لذلك فقط. ولا تكفي مطالبة متوقعة أو راحة تشغيلية وحدها لتجاوز واجب المحو عند انتهاء الغرض. 46. عدم استخدام الحجز القانوني بصورة مفتوحة يجب أن يكون الحجز القانوني محدداً بقدر الإمكان من حيث الفئة والغرض والمدة، وأن يراجع عند انتهاء النزاع أو سبب الحجز. 47. البيانات اللازمة لمنع الاحتيال تعالج معلومات الاحتيال وإساءة الاستخدام ضمن غرض أمني محدد ومشروع وبالقدر اللازم. وعند انتهاء هذا الغرض تمحى البيانات الشخصية، ولا يمتد الاحتفاظ بعد ذلك إلا في حال وجود نزاع قائم أو التزام قانوني يوجب الحفظ. ولا ينبغي الاحتفاظ بمعلومات إضافية لا تخدم هذا الغرض. 48. الطلبات الحكومية والقانونية قد يلزم الاحتفاظ ببيانات معينة عند وجود أمر أو طلب قانوني صحيح أو التزام بالحفظ. ولا يوسع ذلك الاحتفاظ إلى بيانات غير مرتبطة أو أكثر مما يتطلبه الأساس القانوني. 49. مزودو الخدمة عندما يعالج مزود خارجي بيانات نيابة عن HITCH، يجب أن تتضمن الترتيبات المناسبة متطلبات تتعلق بالاحتفاظ والحذف أو الإرجاع عند انتهاء الغرض أو العلاقة، بقدر ما يكون ذلك تحت سيطرة HITCH. 50. حذف البيانات لدى الأطراف الثالثة قد يستغرق حذف البيانات من مزود خارجي مدة مختلفة عن الأنظمة الداخلية بحسب بنيته ودورات النسخ الاحتياطي والالتزامات القانونية. وتسعى HITCH إلى طلب الحذف أو التقييد من المزود عندما يصبح ذلك مطلوباً ومتاحاً تعاقدياً وتقنياً. 51. الأطراف المستقلة إذا قدم المستخدم بيانات مباشرة إلى طرف ثالث مستقل، فقد تخضع مدة احتفاظ ذلك الطرف لسياساته وقوانينه، ولا تملك HITCH سلطة مطلقة على تلك البيانات خارج نطاق دورها الفعلي. 52. النقل عبر الحدود لا تغير حقيقة تخزين البيانات أو معالجتها خارج سلطنة عُمان من ضرورة تطبيق قواعد الاحتفاظ والحذف المقررة في هذه السياسة والقانون المطبق على البيانات الواقعة ضمن مسؤولية HITCH. 53. بيانات القاصرين إذا عالجت HITCH بيانات قاصرين بصورة مشروعة، فيجب تطبيق مستوى عناية مرتفع في تقليل الاحتفاظ والحذف وعدم إبقاء البيانات أكثر مما يلزم للغرض المسموح. 54. البيانات الحساسة تخضع البيانات الحساسة أو عالية الخطورة إلى مدد وضوابط أكثر تحفظاً بحسب الغرض والقانون، ويجب عدم الاحتفاظ بها لمجرد سهولة الوصول إليها مستقبلاً. 55. البيانات الناتجة عن حادث أمني قد تحتفظ HITCH بالأدلة المرتبطة بالحادث الأمني، مثل السجلات والتوقيتات والمعرفات الفنية، طوال مدة التحقيق والمعالجة والدفاع القانوني المعقول. وبعد انتهاء الحاجة، يجب حذف أو تقليل ما لا يلزم استمرار حفظه. 56. طلبات الوصول والتصحيح يجوز الاحتفاظ بسجل محدود لطلبات حقوق البيانات والإجراءات التي اتخذت بشأنها بقدر ما يلزم لإثبات الامتثال ومعالجة أي نزاع لاحق. 57. عدم حذف الأدلة التي يطلبها صاحبها بعد استخدامها للنزاع طلب الحذف لا يلزم HITCH بمحو سجل لازم بصورة مشروعة للدفاع عن حقها أو عن المستخدم أو لإثبات ما حدث في نزاع قائم، إلى الحد الذي يسمح به القانون. 58. البيانات المالية المحدودة المرتبطة بالخدمة HITCH شركة برمجية وليست شركة تداول أو وساطة مالية، ولا تحتفظ برأس مال للتداول أو أموال حسابات الوساطة نيابة عن المستخدم. وأي بيانات مالية محدودة مرتبطة بالاشتراك أو الدفع تخص شراء الخدمات البرمجية فقط، ولا تمنح HITCH سيطرة على حساب وساطة أو رأس مال أو صلاحية تنفيذ صفقات. 59. التصدير قبل الحذف إذا كانت الخدمة توفر وسيلة مناسبة لتصدير بيانات المستخدم، فقد يطلب من المستخدم تنزيل ما يحتاجه قبل إغلاق الحساب أو الحذف النهائي. ولا تلتزم HITCH بالاحتفاظ ببيانات بعد انتهاء المدة فقط لأن المستخدم لم ينشئ نسخة خاصة منه. 60. إثبات الحذف يجوز لـ HITCH الاحتفاظ بسجل محدود يثبت أن طلب حذف تمت معالجته أو أن فئة بيانات تم حذفها، دون الاحتفاظ بالمحتوى المحذوف نفسه إذا لم تعد هناك حاجة إليه. 61. الحذف الآلي يجوز تنفيذ الحذف أو انتهاء الصلاحية آلياً وفق قواعد معتمدة. ويجب اختبار هذه القواعد لمنع حذف مبكر لبيانات لازمة أو استمرار غير مقصود للاحتفاظ بعد انتهاء المدة. 62. الحذف اليدوي يجوز استخدام إجراءات يدوية للحالات الاستثنائية أو المعقدة، على أن تكون موثقة ومحددة الصلاحية وقابلة للمراجعة. 63. صلاحيات الحذف لا ينبغي منح صلاحية حذف واسع أو نهائي لموظف أو نظام أو وكيل آلي دون حاجة وصلاحية مناسبة وضوابط تمنع الخطأ أو الإساءة. 64. الذكاء الاصطناعي لا يقرر الاحتفاظ أو الحذف وحده لا يملك نموذج ذكاء اصطناعي أو روبوت محادثة سلطة مستقلة لتغيير مدة الاحتفاظ أو إصدار حذف نهائي لبيانات محمية إلا ضمن إجراء معتمد ومحدد الصلاحيات. 65. حماية السجلات من التعديل يجب حماية السجلات التي تعتمد كأدلة مالية أو تعاقدية أو أمنية من التعديل غير المصرح به طوال مدة الاحتفاظ المطلوبة. 66. الحد من الوصول أثناء الاحتفاظ وجود سبب مشروع للاحتفاظ ببيانات لا يعني منح الجميع حق الوصول إليها. ويجب تقييد الوصول بحسب الدور والحاجة، خصوصاً بعد إغلاق الحساب أو انتقال السجل إلى الأرشيف. 67. التشفير والحماية تخضع البيانات المحتفظ بها لضوابط أمنية مناسبة بحسب حساسيتها ومكانها، ولا تصبح البيانات القديمة أقل حاجة للحماية لمجرد أنها لم تعد تستخدم يومياً. 68. مراجعة مدد الاحتفاظ يجب مراجعة جدول الاحتفاظ دورياً وعند تغير القوانين أو المنتجات أو مزودي الخدمة أو المخاطر أو البنية التقنية. ولا يجوز الإبقاء على مدد قديمة فقط لأنها كانت مطبقة سابقاً. 69. منع الاحتفاظ بسبب الراحة التشغيلية لا يعد كون حذف البيانات صعباً أو غير مريح سبباً كافياً وحده للاحتفاظ بها بلا نهاية. ويجب تصميم الأنظمة بحيث تسمح بتنفيذ قواعد الاحتفاظ والحذف بصورة عملية قدر الإمكان. 70. الخصوصية حسب التصميم يجب مراعاة الاحتفاظ والحذف عند تصميم قاعدة بيانات أو خاصية أو تكامل جديد، بدلاً من إضافة الحذف لاحقاً بعد تراكم البيانات. 71. جرد مواقع البيانات ينبغي أن تعرف HITCH أين توجد الفئات الرئيسية من بيانات العملاء، بما في ذلك الأنظمة الأساسية والنسخ الاحتياطية والمزودون الخارجيون، حتى يمكن تنفيذ الحذف بصورة واقعية. 72. منع النسخ غير المنضبط يحظر إنشاء نسخ عشوائية أو مؤقتة من بيانات العملاء في أجهزة أو ملفات أو بيئات غير معتمدة إذا كان ذلك يعرقل التحكم في الاحتفاظ والحذف. 73. بيئات الاختبار لا ينبغي نقل بيانات شخصية حقيقية إلى بيئات التطوير أو الاختبار إلا عند وجود حاجة وضوابط مناسبة. ويفضل استخدام بيانات مصطنعة أو منزوعة الهوية متى أمكن. 74. انتهاء علاقة المزود عند إنهاء استخدام مزود تقني، يجب تقييم البيانات التي ما تزال لديه وطلب إرجاعها أو حذفها أو تقييدها وفق العقد والقانون قبل اعتبار الانتقال مكتملاً. 75. توقف منتج أو خدمة إذا أوقفت HITCH منتجاً، يجب تحديد مصير بياناته، بما يشمل التصدير إن كان مناسباً، ومدة الاحتفاظ المتبقية، والحذف من الأنظمة النشطة والمزودين المرتبطين. 76. تغيير الغرض لا يمدد المدة تلقائياً لا يجوز تمديد مدة الاحتفاظ بمجرد العثور على استخدام جديد للبيانات إذا كان الاستخدام الجديد غير متوافق مع الغرض الأصلي أو يفتقر إلى أساس مناسب. 77. البيانات المجمعة طويلة الأجل يجوز الاحتفاظ بإحصاءات مجمعة أو مجهولة لأغراض البحث الداخلي والتخطيط وقياس الأداء إذا لم تعد قابلة للربط المعقول بفرد محدد. 78. عدم ضمان الحذف اللحظي من كل طبقة عندما يعتمد النظام على نسخ موزعة أو احتياطية أو مزودين متعددين، قد يتم الحذف على مراحل بدلاً من اللحظة نفسها في جميع الطبقات. ولا يعفي ذلك HITCH من تطبيق دورة حذف منضبطة ومعقولة وفق البنية والقانون. 79. طلبات الحذف المتكررة أو المسيئة يجوز لـ HITCH التحقق من الطلبات المتكررة أو غير الواضحة أو التي يشتبه في انتحالها قبل اتخاذ إجراء، ولا تستخدم هذه المراجعة لمنع ممارسة حق مشروع. 80. تعارض الحذف مع استمرارية الخدمة إذا طلب المستخدم حذف بيانات لازمة فعلياً لتشغيل حساب أو منتج، فقد يؤدي تنفيذ الحذف إلى إغلاق الحساب أو تعطيل الخاصية التي تعتمد على تلك البيانات، بعد بيان الأثر عند الاقتضاء. 81. عدم إنشاء حق تعاقدي في الاحتفاظ الأبدي لا يحق للمستخدم افتراض أن HITCH ستحتفظ بحسابه أو محتواه أو سجلاته إلى أجل غير محدد ما لم تنص خدمة محددة صراحة على ذلك. 82. عدم إنشاء حق في الحذف يخالف القانون يجب محو البيانات الشخصية فور انتهاء غرض معالجتها، مع استمرار الحفظ فقط في الحالات التي يجيزها القانون صراحة، وبوجه خاص النزاع القائم أو الالتزام القانوني الموجب للحفظ. 83. الشروط الخاصة بالمنتج قد تضع شروط منتج معين قواعد احتفاظ أو حذف أكثر تحديداً بحسب طبيعة الخدمة. وتسري الشروط الخاصة في المسائل الخاصة بذلك المنتج مع بقاء المبادئ العامة في هذه السياسة. 84. الحقوق الإلزامية لا يقصد بهذه السياسة استبعاد أي حق حماية بيانات أو خصوصية لا يجوز قانوناً استبعاده أو التنازل عنه. وعند التعارض يطبق الحكم الإلزامي بالقدر اللازم وتظل بقية السياسة نافذة قدر الإمكان. 85. تحديث السياسة يجوز لـ HITCH تحديث هذه السياسة عند تغير الأنظمة أو المنتجات أو القوانين أو المخاطر أو مزودي الخدمة. وتخضع التغييرات الجوهرية لعملية إصدار واعتماد مناسبة قبل النشر. 86. حفظ الإصدارات السابقة تحتفظ HITCH بالسجل الداخلي اللازم لإثبات إصدار سياسة الاحتفاظ الذي كان سارياً خلال فترة معينة، بما يتناسب مع متطلبات الحوكمة والإثبات. 87. عدم منح فرق الهندسة سلطة قانونية يجوز للفرق التقنية تنفيذ قواعد الاحتفاظ والحذف المعتمدة، لكنها لا تملك من تلقاء نفسها تمديد المدد أو إضافة استثناءات قانونية أو إلغاء حقوق المستخدم خارج النسخة المعتمدة من هذه السياسة. 88. شرط المطابقة التقنية قبل النشر لا يجوز اعتماد الإصدار 1.0.0 قبل جرد فعلي لفئات البيانات الرئيسية، وقواعد البيانات، والسجلات، والنسخ الاحتياطية، ومزودي الخدمة، ومدة الاحتفاظ الفعلية، ومسارات الحذف، ثم مطابقة التنفيذ مع هذه السياسة. 89. سجل الاحتفاظ الإلزامي قبل الإطلاق التجاري يجب أن يوجد قبل النشر التجاري سجل احتفاظ داخلي معتمد يربط كل فئة بيانات بمصدرها وغرضها ومالكها ومدة الاحتفاظ وآلية الحذف والاستثناء القانوني عند وجوده. 90. التكامل مع سجل أنشطة المعالجة يجب ربط جدول الاحتفاظ الداخلي بسجل أنشطة معالجة البيانات الشخصية بحيث يمكن تحديد فئة البيانات وغرضها ومصدرها ومستلميها ومكان معالجتها ومدة الاحتفاظ ومسار الحذف أو إزالة الهوية والاستثناء النظامي عند وجوده. 91. رقابة مسؤول حماية البيانات الشخصية تخضع مدد الاحتفاظ والحذف المتعلقة بالبيانات الشخصية للمراجعة ضمن مسؤوليات حوكمة الخصوصية، ويجب أن يكون مسؤول حماية البيانات الشخصية قادراً على متابعة الالتزام بالمدد والاستثناءات والحجوزات القانونية وطلبات أصحاب البيانات وحوادث الاختراق ذات الصلة. 92. سجلات حوادث البيانات يجب الاحتفاظ بالقدر اللازم من سجل حادث البيانات وقرارات التقييم والإخطار للمدة التي تبررها متطلبات الامتثال والدفاع والإثبات، دون تحويل سجلات الحوادث إلى احتفاظ مفتوح بالبيانات الشخصية التي لا يلزم استمرار حفظها.